Offertesjablonen in word
Word is het tekstverwerkende programma van microsoft. Word maakt deel uit van het kantoorpakket office van microsoft. Daarin zitten ook andere programma's zoals excel, powerpoint en in sommige gevallen ook outlook, het e-mailprogramma van microsoft. Dat word wordt gebruikt om offertes te maken is niet verrassend. Documenten kunnen fraai worden opgemaakt en vormgegeven. En om het gemakkelijk te maken beschikt word over verschillende sjablonen (ook wel templates of voorbeeldbestanden genoemd). Deze sjablonen zijn er voor talloze doeleinden, waaronder ook voor offertes. Microsoft word biedt verschillende offertesjablonen. Na het downloaden van een sjabloon, bewerkt men deze en slaat het document op onder een zelfgekozen naam, veelal in pdf-formaat. Men kan er echter ook voor kiezen om zelf een offertesjabloon te maken. Dat wordt hieronder uitgelegd.
Zelf een offertesjabloon of offerte template in word maken
Er zijn meerdere manieren voor het creëren van templates. Meestal gaat de voorkeur uit naar het werken vanuit een blanco document. Deze bouwt men uit tot de gewenste indeling (bijvoorbeeld adresblok, offertenummer, datum, aanhef, tabel met tarieven, afsluiting). Als de basis van de offerte klaar is, kan deze worden bewaard en opgeslagen als een sjabloon:
- Klik op de tab Bestand
- Kies de optie Opslaan als
- Klik op de knop Bladeren
- Selecteer in het vak 'Opslaan als' de optie Word-sjabloon (*.dotx)
- Vul in het vak 'Bestandsnaam' de juiste bestandsnaam in
Bij het opstellen van een nieuwe offerte op basis van het gemaakte offertesjabloon, haalt men dit bestand als volgt op:
- Klik op de tab Bestand
- Kies de optie Nieuw Het sjabloon staan onder de optie Beschikbaar of Aangepast
- Klik op het sjabloon Word opent een nieuw document
- Maak de offerte en sla het document op bij voorkeur als pfd-bestand (Bestand – Opslaan als – .pdf). Het sjabloon zelf zal ongewijzigd blijven, men kan het telkens opnieuw gebruiken.
Aandachtspunten bij het maken van een offertesjabloon
Het is, zoals in de inleiding vermeldt, belangrijk om een goede indruk met een offerte te maken. Nieuwe, potentiële klanten (prospects) zoeken naar punten die hen houvast en vertrouwen geven. Maak een offertesjabloon daarom niet té standaard. Het werken met vaste tekstblokken heeft voordelen, maar zijn niet automatisch geschikt voor iedere offerte of iedere prospect. Daarentegen kunnen tekstblokken met productomschrijvingen of informatie over de offrerende partij goed worden ingezet en veel tijd besparen.
Binnen een sales team is het aan te bevelen om iemand verantwoordelijk te maken voor het beheer van offertesjablonen. Het is niet de bedoeling dat iedereen het template document zelf mag aanpassen. De huisstijl en branding dient per slot van rekening intact te blijven. Daarom is het van belang dat er een beheerder wordt aangewezen. Is het niet mogelijk een beheerder aan te wijzen? kies er dan voor om beperkingen voor het bewerken en opmaken van de sjablonen in te stellen. Selecteer in dat geval bewerking beperken binnen het menu ontwikkelaars. Nadat de beperkingen zijn gekozen, selecteert men ja, afdwingen van beveiliging starten. Tot slot: het is ook mogelijk om delen van het sjabloon te beveiligen. Kies hiervoor secties selecteren in het deelvenster van bewerking beperking.
Verder is het belangrijk dat de offerte sjablonen op een centrale locatie worden beheerd. Dit kan bijvoorbeeld met een cloud service. Door de sjablonen in de cloud te bewaren in combinatie met goede document management software (dms) kunnen sales teams eenvoudig en snel alle templates opvragen. Bovendien kan de beheerder wijzigingen in één keer voor iedereen doorvoeren. Zo zijn alle templates altijd up-to-date.
Alternatieven voor het maken van offertes in word
Een snellere en wellicht betere manier dan word is om offertes met een online offerte programma te maken. Bijvoorbeeld met offorte. Behalve dat de vormgeving indrukwekkend is, bespaart men veel tijd. In deze online offerte tool stelt men eenmalig de opbouw en vormgeving in en kan er gebruik gemaakt worden van een bibliotheek waarin favoriete teksten en onderdelen zijn opgeslagen. Bovendien beschikt deze tool over meerdere functionaliteiten, waarmee inzicht in het sales proces verkregen wordt en de verkoop een flinke boost krijgt. In de detailweergave van elke offerte kan iedereen bekijken hoe vaak en wanneer een offerte door een prospect of klant bekeken is. Dat maakt dat follow-up acties veel beter getimed kunnen worden. Deze tool integreert met meer dan 1300 apps via zapier, maar kan met een api (application programming interface) ook zelf op externe systemen worden aangesloten. Om af te sluiten zoals dit artikel begonnen is: offertes, in tegenstelling tot offertes gemaakt in word, worden met offorte eigentijdse, interactieve presentaties waarmee gegarandeerd een (eerste) goede indruk wordt achtergelaten.