Wat is, juridisch gezien, een offerte?
Een offerte en het uitbrengen ervan is juridisch gezien een aanbod. middels een offerte wordt een klant of prospect een aanbod gedaan welke wel of niet wordt aanvaard. Er is pas sprake van een aanbod als het aanbod bepaalbaar is. Dat houdt in dat een offerte alle kernbedingen dient te bevatten. Kernbedingen zijn essentiële onderdelen waarmee later de overeenkomst tot stand komt. Een offerte dient minimaal de volgende informatie te bevatten:
- de naam en adresgegevens van de klant of prospect
- de gegevens van de offrerende partij (naam, adres, Kamer van Koophandel nummer)
- een offertenummer
- een datum
- een omschrijving van de dienst, het product of project
- de totale prijs exclusief BTW, de BTW met het percentage en de prijs inclusief BTW
- een instructie over hoe men de offerte accordeert
- de verwijzing naar de algemene voorwaarden
Zodra de klant akkoord gaat en dit bevestigt door een ondertekening of bevestigende e-mail waarin verwezen wordt naar de offerte, wordt de offerte een juridische overeenkomst.
Vrijblijvend of met een geldigheidsduur
Er zijn vrijblijvende offertes en offertes met een geldigheidsduur. Als er geen geldigheidsduur is bepaald (hetzij in de offerte, dan wel in de algemene voorwaarden) kan een klant of prospect zelf bepalen wanneer hij akkoord gaat, zelfs een jaar of langer na de offertedatum. Intussen kan er veel veranderd zijn zoals gestegen inkoopprijzen, materiaal- of arbeidskosten. Een vrijblijvende offerte is voor beide partijen niet bindend. Pas als beide partijen definitief akkoord geven wordt de offerte als een overeenkomst beschouwd en daarmee bindend. Volgens de wet mag er daarna nog wel herroeping plaatsvinden maar dit moet dan wel direct na aanvaarding en volgens een aantal verplichtingen gebeuren. Het is daarom raadzaam met een geldigheidsduur te werken. Als een klant of prospect niet binnen de geldigheidsduur reageert dan verloopt de offerte. Wil een klant of prospect op een later moment alsnog de opdracht of order plaatsen, dan is het aan de offrerende partij om akkoord te gaan, een nieuwe offerte uit te brengen of van de opdracht of order af te zien.
Bescherm concepten
Een offerte is in de regel meer dan een prijsopgave. Voor de offrerende partij is het een kans om een klant of prospect te overtuigen dat hij/zij de beste kandidaat of leverancier is. Het aanbod wordt dan ook uitgewerkt met daarin concepten of oplossingen. Om te voorkomen dat een klant of prospect met deze concepten aan de haal gaat, heb je de optie om vooraf, bijvoorbeeld tijdens het gesprek, een geheimhoudingsverklaring of non disclosure agreement te laten ondertekenen.
Is er sprake is van specifieke methoden of producten die vaker ingezet worden? dan is de aanbieder juridisch het veiligst af met een patent. Met een heeft de offrerende partij/aanbieder het exclusieve recht om een product of methode voor de duur van maximaal twintig jaar commercieel aan te bieden. Bedrijven met een patent hebben dan het alleenrecht om naast het commercieel aanbieden van een product of methode, deze ook bijvoorbeeld te kunnen verhuren of te verhandelen.
Accordering van offertes
De accordering of acceptatie van offertes kan op verschillende manier plaatsvinden. Mondeling, schriftelijk en digitaal. Een mondeling akkoord is rechtsgeldig maar wordt afgeraden tenzij men direct een opdracht- of orderbevestiging stuurt. Een schriftelijke of het steeds populairder wordende digitale akkoord heeft de voorkeur. Bij een schriftelijke ondertekening stuurt de offrerende partij twee versies van de offerte. De offrerende partij heeft deze offertes al ondertekend. De klant ondertekent beide documenten, waarvan één exemplaar voor hem is en de ander voor de offrerende partij.
Accordering via een e-mail, zoals aan het begin van dit artikel omschreven, is ook mogelijk. Tegenwoordig wordt er veel gebruik gemaakt van online ondertekening. Hierbij worden drie soorten handtekeningen onderscheiden, te weten:
- een elektronische handtekening bestaande uit elektronische gegevens die aan een digitaal document (online offerte) gekoppeld zijn
- een digitale handtekening waarbij cryptografische mechanismen op de inhoud van een offerte document ter authenticatie worden toegepast
- een gedigitaliseerde handtekening, bestaande uit afbeelding gemaakt van een gescande, papieren handtekening.
De algemene voorwaarden
Stuur deze altijd mee. verwijzen naar algemene voorwaarden die men bij de kamer van koophandel heeft gedeponeerd is juridisch onvoldoende. Stuur ze mee en verwijs ernaar in de offerte. Bijvoorbeeld onderaan de offerte, door vermelding van ‘bijlagen: algemene voorwaarden’ of in een zin zoals ‘onze algemene voorwaarden (zie bijlagen) zijn op deze offerte van toepassing.
Tip: laat algemene voorwaarden regelmatig screenen door een jurist. In de loop der tijd kunnen bedrijfsactiviteiten wijzigen. Stel een dienstverlenend bedrijf start een webshop, dan gelden er extra voorwaarden. De huidige voorwaarden sluiten dan niet langer aan met alle risico’s van dien. Vanzelfsprekend is ook de wet aan verandering of uitbreiding onderhevig. Bespaar hier niet op, immers better safe than sorry!