Ik haat wachten. Ik heb mijn offerte verstuurd en zit daarna als het ware in de wachtkamer. Niet dat ik bang of onzeker ben, maar omdat ik enthousiast ben over de mogelijke opdracht. Natuurlijk heb ik met de klant of prospect een follow-up datum afgesproken, maar wat doe ik tot die tijd? herken jij dit? je wilt op de radar blijven en de kans op een ja vergoten. Ik heb de 7 principes van robert cialdini er eens op nageslagen en hier zijn vijf creatieve en effectieve manieren om je offerte op te volgen en de kansen op succes te vergroten.
Follow-up
Wil je de kans op een akkoord verhogen, dan zijn follow-up activiteiten onmisbaar. Jouw offerte is vaak één van de vele documenten die je klant of prospect op een dag ontvangt. Je offerte wordt (als je geluk hebt) verplaatst naar de to do-bak in de mail, maar door contact te zoeken herinner je de klant of prospect aan je voorstel. Dat contact kan op verschillende manieren plaatsvinden. Het doel – buiten een akkoord – is om top of mind te blijven, vertrouwen op te bouwen en eventueel resterende twijfels of bezwaren weg te nemen.
Hier zijn vijf creatieve, effectieve en succesvolle follow-up strategieën die je kunt gebruiken:
#1 persoonlijke videoboodschap
Gepersonaliseerde video's zijn video's die je specifiek voor je klant of prospect maakt. Je verrast je klant of prospect, die op zijn beurt jouw aandacht waardeert. Al snel treedt de wet op wederkerigheid in werking (één van de 7 principes van robert cialdini). Iemand die zoveel moeite neemt… wie zegt daar nou nee tegen? bedank de klant of prospect in je videoboodschap en som nog eens de belangrijkste elementen van je offerte op. Verstuur de boodschap binnen 1-2 dagen nadat hij of zij de offerte voor het eerst geopend heeft. Gebruik je de software van offorte? dan ontvang je direct een notificatie als je voorstel bekeken is. Zo hoef je niet gissen naar het moment waarop je offerte bekeken wordt en weet je dat je videoboodschap kunt versturen. Maak de boodschap niet te lang, maximaal een minuut of 2. Bied aan dat, wanneer er vragen zijn, er een tussentijdse afspraak gemaakt kan worden. Sluit af met de bevestiging van jullie overeengekomen follow-up datum. Tip: handige tools waarmee je gepersonaliseerde video's maakt zijn: govideo, loom of soapbox.
#2 geautomatiseerde herinneringen met een persoonlijke touch
Een geautomatiseerde herinnering kan onpersoonlijk overkomen, maar door specifieke punten uit jullie eerdere gesprek te benoemen, kun je dit makkelijk omzeilen. Voeg 1-2 extra regels toe waarin je refereert aan een belangrijk punt uit jullie gesprek. Stuur een eerste reminder 3 dagen na het verzenden van je offerte en eventueel een tweede na 7 dagen als je offerte dan nog niet geopend is. Stuur nooit meer dan 3 reminders. Het grootste voordeel van deze herinneringen is dat je commitment toont en consistent bent. Volgens cialdini doen dit soort reminders een beroep op het verantwoordelijkheidsgevoel van de klant of prospect.
#3 social media
Sociale media bieden een informele manier om in contact te blijven met klanten. Vooral linkedin is dan bij het uitstek hét platform. Voeg potentiële klanten altijd gelijk toe op linkedin en stuur na een dag of drie een vriendelijk bericht waarin je hen bedankt voor het gesprek en de mogelijkheid om een offerte op te stellen. Voeg eventueel een relevant artikel of whitepaper toe om je expertise en betrokkenheid te tonen (cialdini’s autoriteit principe). Bovendien biedt het waardevolle informatie die de klant kan helpen bij het nemen van zijn beslissing. Ondertussen vergroot je goed verzorgde linkedin-profiel je expertise en betrouwbaarheid. Met cialdini nog steeds in gedachten, kunnen de aanbevelingen die eerdere klanten of opdrachtgevers op je profiel hebben achtergelaten, beschouwd worden als sociale bewijslast.
#4 verzend een verrassingspakket
Wie houdt er nu niet van een onverwachte attentie? met een klein cadeautje of leuke gadget kun je een extra indruk achterlaten. Kies in elk geval iets dat met je offerte, product of dienst te maken heeft. Bijvoorbeeld een beker met een one liner die de oplossing bij klant of prospect illustreert, een aantal proefmonsters of samples of iets persoonlijks naar aanleiding van jullie gesprek. Net als bij de persoonlijke boodschap werkt hier cialdini's principe van wederkerigheid. Cadeautjes worden vrijwel altijd beantwoord met een positieve reactie. Just saying... En het mooie is dat je kunt terugkomen op de verrassing om vervolgens naar de offerte te informeren.
#5 organiseer een q&a sessie
Een andere activiteit is het organiseren van een q&a sessie. Persoonlijk vind ik dit een hele sterke, omdat je jezelf hiermee als expert (cialdini’s autoriteit principe) positioneert. Een expert die bereid is tijd te investeren in het beantwoorden van vragen. Stel je verzorgt de implementatie en adoptie van een nieuw systeem en hebt tot nu toe alleen met de ict manager gesproken. Je weet dat je offerte nog met de directie besproken wordt. Een q&a sessie voor de directie zal dan ongetwijfeld goed ontvangen worden. Je kunt ingaan op vragen en je voorstel verder toelichten. Stuur de uitnodiging voor een q&a sessie ongeveer twee dagen na het versturen van de offerte. Dit geeft de klant voldoende tijd om de offerte door te nemen en eventuele vragen te formuleren.
Conclusie
De juiste follow-up activiteiten kunnen het verschil maken tussen een gemiste kans en een gesloten deal. Door deze activiteiten toe te voegen aan je offerteproces, vergroot je de kans op een succesvolle overeenkomst en bouw je tegelijkertijd aan de relaties met je klanten en prospects. Je toont hiermee professionaliteit, betrokkenheid en laat zien dat je bereid bent om een stapje extra te zetten. Dus … laat ze maar komen die succesvolle, langdurige samenwerkingen!
