Check 1: de klantgegevens
Controleer altijd even de gegevens en de spelling van de namen van de geadresseerden. Een verkeerd gespelde naam maakt een onverschillige indruk. Zeker wanneer je een boeiend gesprek hebt gevoerd, jullie visitekaartjes hebben uitgewisseld en enthousiast afscheid namen. Als je tijdens het gesprek gevraagd wordt de offerte aan meerdere geadresseerden te versturen, vraag dan direct naar de correcte spelling of doe dit naderhand via een mailtje. Dat is niet onprofessioneel en ook niet klungelig. Integendeel, je laat zien dat je de prospect en het voorstel serieus neemt.
Handig hierbij zijn de personaliseringstags in offorte. Voeg deze tags in je teksten toe en die worden dan automatisch vervangen door je klantgegevens. Zo hou je je klantgegevens centraal en hoef je je geen zorgen te maken dat je per ongeluk een andere klantnaam hebt meegekopieerd.
Check 2: de inleiding
De inleiding is een perfect middel om vertrouwen te creëren. Je laat zien dat je goed begrijpt waar het om gaat, waar men tegenaan loopt en welke factoren van invloed zijn. Kijk je aantekeningen na om te zien of alle punten in je inleiding hebt opgenomen.
Check 3: de (overtuigings)kracht van je offerte
Daar gaan we even wat dieper op in. Hier draait het tenslotte om. Niet de prijs, maar het wat en hoe.
Overtuigen door visuele aantrekkingskracht
Je versterkt je offerte met een krachtige cover en aantrekkelijke visuals. Voor zo’n cover kies je bij voorkeur een afbeelding van hoge kwaliteit. Voeg er een hoofd- en ondertitel aan toe. Houd de titel kort en bondig: maximaal 7 woorden voor de hoofdtitel en niet meer dan 10 woorden voor de ondertitel. Probeer het probleem, de gewenste situatie en eventueel de oplossing in je cover en titel te verwerken. Je visualiseert als het ware de gewenste situatie.
Overtuigen met woorden
Beoordeel je offerte op overtuigingskracht. Doe het zelf of laat een collega ernaar kijken. Twee zien altijd meer dan één. Is de toon positief en hebben de oplossingen voldoende (overtuigings)kracht? en zo nee, spice it up met ‘powerwoorden’. Powerwoorden zijn woorden die bij de klant of prospect onbewust de juiste gevoelens oproepen waardoor een ja steeds dichterbij komt.
In offertes zijn klanten en prospects onbewust op zoek naar woorden die:
- geruststellend zijn (garantie, certificaat, bewezen methode, succes verzekerd)
- je enthousiast maken (sensationeel, eenvoudig, uniek, authentiek, besparing)
- je waarschuwen of inspelen op angst om iets mis te lopen (beperkt verkrijgbaar, exclusief, risico’s, complex).
Eén kanttekening. Gebruik deze woorden alleen als je ze kunt waarmaken. Dus, als je aangeeft dat de werking van je product door allerlei instanties onderschreven is, benoem deze instanties dan. Bijvoorbeeld via een voetregel of link naar een recent onderzoek. Dát is (overtuigings)kracht!
Ook interessant om te lezen: sociale bewijskracht in offertes
Check 4: cross- en upselling
Niemand houdt ervan om in een hoekje gedrukt te worden. De tijd van take or leave it is allang voorbij. En gelukkig maar, want als je je klant of prospect wat te kiezen geeft, is de kans veel groter dat er een opdracht of order uit rolt. Controleer daarom of jouw offerte de klant of prospect verschillende opties biedt, bijvoorbeeld via cross- en/of upselling van diensten of producten.
Check 5: bijlagen bij de offerte
Behalve voor de algemene-, leverings- en andere voorwaarden, kun je de bijlagen ook prima gebruiken voor een bedrijfspresentatie of over ons pagina, productspecificaties, brochures, referenties, whitepapers of casestudies. Wanneer je net als ik je offertes met offorte maakt, hoef je geen tijdrovende copy-paste acties te doen. Veelgebruikte bijlagen sla je op in je instellingen en deze worden gewoon automatisch toegevoegd.
Bonus tip:
Wat mij altijd helpt bij het maken én checken van offertes, is om het vanuit het perspectief van de klant of prospect te bekijken. Ik verplaats me in de klant en stel mezelf vragen als: wat moet er zéker in staan, word ik er warm van, met wie ga ik in zee, zijn ze ervaren en betrouwbaar, zijn de tarieven en afspraken duidelijk omschreven of wat vinden anderen van deze dienst of dit product?
