Offertes maken met ai zonder de menselijke factor te verliezen

Oké, je bent in Les Houches (Frankrijk) en staat aan het begin van de Tour du Mont Blanc. Je kunt deze binnen 6 tot 12 dagen wandelen. Je hebt de beste schoenen, een goed uitgeruste rugzak en een route die je het snelst naar het eindpunt brengt. Jij gaat duidelijk voor die 6 dagen. Maar zonder een ervaren gids voelt de tocht leeg en zelfs mechanisch aan. En zo is het ook wanneer je offertes maakt waarbij je de output uit ChatGPT of andere AI tool, één op één overneemt. AI is je geavanceerde uitrusting die je helpt efficiënter en slimmer te werken, maar zonder jouw ervaring, empathie en inzicht blijft het een kille, onpersoonlijke bedoening. Het loopt uit op een teleurstelling. Voor jou en de klant. Dus, hoe kun je AI slim voor je offertes inzetten zonder de menselijke factor te verliezen? Daarover gaat dit blog.

AI in offertes: hulpmiddel of valkuil?

Als ondernemer of salesprofessional weet je hoe belangrijk een sterke offerte is. Maar we weten ook allemaal dat offertes opstellen een behoorlijke kluif kan zijn, toch? Eigenlijk wil je snelheid en efficiëntie combineren met maatwerk, indruk maken en vertrouwen scheppen. Ik hoor je denken: ik kan toch gewoon AI gebruiken? Ik geef de juiste prompt en klaar is Kees. Klopt, AI kan je zeker helpen om sneller en slimmer te werken. Maar als je niet oppast, verliezen je offertes hun persoonlijkheid. Ze worden generiek, voorspelbaar en missen de human touch. Ben jij het met me eens dat een offerte meer is dan een standaarddocument? Dan laat je AI niet al het werk doen. Vergeet niet dat de kans groot is dat je klanten ook AI gebruiken. In een paar seconden weten ze echt wel of ze te maken hebben met een standaard, geautomatiseerd voorstel. Klanten beslissen bovendien allang niet meer alleen op basis van cijfers. Het gevoel moet goed zijn. Ze willen merken dat jij hun uitdagingen begrijpt. Als jouw offerte geen emotionele connectie maakt, ben je slechts één van de vele opties en dát kan onmogelijk jouw intentie zijn, toch?

“People don’t buy what you do; they buy why you do it”, zei Simon Sinek ooit tijdens een TED Talk over leiderschap. Laat jouw ‘why’, jouw unieke manier van werken en betrokkenheid, voelbaar zijn in je offertes. Dat betekent dat je AI zeker kunt inzetten, maar dan wel als ondersteuning, niet als vervanging.

Jij en je assistent AI

Zie ChatGPT of een andere AI-tool als je assistent. Hieronder 3 tips waarbij AI je assisteert en jij ervoor zorgt dat de menselijke factor niet verloren gaat.

AI als assistent, jij als strateeg

AI kan taken zoals het analyseren van klantinformatie of het creëren van sjablonen en tabellen snel voor je uitvoeren. Dit bespaart je veel tijd en geeft in no time duidelijkheid in wat een klant belangrijk vindt. Vervolgens bepaal jij welke en hoe je deze input aanpast en personaliseert op basis van je kennis over jouw klant. Zo is je offerte efficiënt, uniek en persoonlijk.

Personalisatie op schaal

AI kan snel klantgegevens verwerken en voorstellen doen voor personalisatie. Gebruik deze inzichten om jouw offerte op personalisatie te checken en aan te passen aan de specifieke situatie en behoefte van je klant. Een paar zinnen die rechtstreeks inspelen op de uitdagingen van jouw klant, kunnen al het verschil maken.

Emotie en storytelling toevoegen

AI zorgt voor structuur in je offerte, maar de echte connectie maak jij. Voeg een persoonlijke boodschap toe, breng je oplossing tot leven met storytelling. Mensen onthouden verhalen nu eenmaal beter dan droge cijfers.

Een praktijkvoorbeeld

Stel, je runt een marketingbureau en bent bezig met een offerte voor een retailorganisatie. AI genereert een basisstructuur voor je offerte en voegt relevante cases toe die aansluiten bij jouw diensten. Daarna is het jouw beurt. Jij past de offerte aan met je persoonlijke inzichten. Jij voegt de persoonlijke touch toe door te verwijzen naar specifieke details zoals hun recent geopende flagshipstore in Rotterdam. In plaats van een generieke zin zoals ‘Wij helpen bedrijven groeien met data-gedreven marketing’, schrijf je bijvoorbeeld: ‘Jullie recent geopende flagshipstore in Rotterdam is een spannende stap. Wij zien kansen om het lokale publiek beter te bereiken door social media-advertising en gerichte e-mailcampagnes.’ Zo voelt de offerte exclusief voor hen geschreven en vergroot je de kans op succes.

Slim AI gebruiken zonder de menselijke touch te verliezen

De vraag is niet óf je AI moet gebruiken, maar hóe je dat doet zonder de menselijke connectie te verliezen. Nog even terug naar die Tour du Mont Blanc: AI is je kaart en uitrusting, maar jij bent de gids die het avontuur betekenis geeft. Jouw klant wil geen standaardroute, maar een ervaring die speciaal voor hem of haar voelt. AI is een hulpmiddel, geen vervanger. Jij maakt het verschil met je expertise, empathie en unieke aanpak. Zorg dat je offerte dat ook laat zien.

PS: het boek ChatGPT als tweede brein van Martin van Kranenburg is echt een aanrader. Zijn motto is: ‘Think first. Prompt later. Stay human.’ In zijn boek vind je nog meer tips over hoe je ChatGPT efficiënt inzet zonder de menselijke factor te verliezen.