#1 te snel versturen
We hebben het druk of zijn zó enthousiast dat we de offerte te snel versturen. Voor je het weet heb je op ‘verzenden’ geklikt en juist op dat moment zie je vanuit je ooghoek dat je zijn of haar naam verkeerd gespeld hebt. Het zweet breekt je uit, je hebt er tijdens het gesprek nog zo uitdrukkelijk naar gevraagd. Een verkeerd gespelde naam of andere kleine slordigheden zijn snel gemaakt, zeker als je alles te vlug wilt afhandelen. Het kan natuurlijk iedereen eens overkomen, maar het mogen maken van een offerte kan het begin zijn van mooie, lange samenwerking. Als we dat in gedachten houden, stappen we misschien wat minder snel in die gemene valkuilen. Fantaseer erop los. Doe alsof je de opdracht of order al gewonnen hebt en denk dan aan het potentieel dat het met zich meebrengt. Dan maak je als vanzelf meer werk van je voorstel, wedden?
#2 it’s just me, myself and i
Het is helemaal niet gek om wat over jezelf in je offerte op te nemen. Een klant ziet dan wat jij bijdraagt en hoe je dat doet. Dat kan bepalend zijn voor een ja of nee. Maar erin doorschieten en het alsmaar over jezelf hebben is een ander verhaal. En ja, er zijn heel wat blaaskaken op de wereld, maar de meeste ondernemers en salesprofessionals zijn óf gewoon mega enthousiast over hun product of dienst, óf ze zijn juist onzeker en voelen de druk om te presteren. Eigenlijk is het heel simpel: zet de klant en zijn vraag centraal. Focus je op de unique buying reasons in plaats van de unique selling points. Welke kenmerken of eigenschappen van je product of dienst zijn belangrijk voor jouw doelgroep, jouw klanten. Dit soort informatie achterhaal je het best door met klanten of prospects in gesprek te gaan. Komen we gelijk bij de volgende offerteblunder.
#3 geen gesprek voeren
Vraag: wie heeft er weleens een offerte op basis van een mailtje of ingevuld contactformulier gemaakt? ik in elk geval wel. Sterker nog, dit soort aanvragen had ik in het begin het liefst. Zo hoefde ik geen sales- of acquisitiegesprekken te voeren. Ik was allesbehalve ontspannen en vooral bezig met allerlei doemscenario’s. Wat als ze de prijs te hoog vinden, wat als ze denken dat ik te weinig ervaring heb, wat als, wat als … inmiddels zijn we 10 jaar verder en weet ik beter. Als je geen gesprek voert, kun je ook geen goede offerte opstellen. Een gesprek, hoe kort ook, is een must voor iedere offerte. Vraag waarom ze een offerte voor een bepaald product of dienst willen hebben, wat was de aanleiding bijvoorbeeld. Vraag rustig door, want wat de klant vraagt is lang niet altijd hetzelfde als wat hij nodig heeft. De klant zal het waarderen en jij kunt een passend voorstel maken. Maak notities en beschrijf tijdens of na je gesprek de sfeer waarin jullie spraken. Het komt straks allemaal van pas. Want, als je begint met schrijven, weet je bijvoorbeeld meteen of je de klant met u of jij gaat aanspreken. Merk je dat een klant juist weerstand biedt, dan is de kans groot dat hij enkel op zoek was naar vergelijkingsoffertes waarmee hij andere aanbieders onder druk kan zetten.
#4 vakjargon
Het zijn echt niet alleen de techneuten en ict’ers die in deze valkuil stappen. Juristen, growth hackers (de naam alleen al), medici, en je kunt er vast zelf ook nog wel een paar bedenken. Wat voor de één gesneden koek is, is voor de ander, de klant, hocus pocus. Zoek liever naar begrijpelijke synoniemen en beschrijf kort en bondig wat je bedoelt. Hiermee vergroot je de kans dat de klant met je in zee gaat. Er ontstaat een gevoel van ons-kent-ons; de klant herkent zich in de manier van communiceren en kan zich hierdoor makkelijker met jou identificeren.
#5 taalfouten
Ondernemer of sales professional staat helaas niet gelijk aan een goede tekstschrijver. Dat hoeft ook niet, zolang je er maar voldoende aandacht aan besteedt. Het vervelendste is dat het merendeel van de aanvragers (je mogelijke klanten) er zo klaar mee zijn. Ze zien een slordige offerte als een slecht voorteken. Het gebruiken van een spellingschecker is echt niet genoeg. Laat je offerte liever een dagje liggen om hem nog eens na te kijken of vraag of iemand anders om de offerte even na te lopen.
De perfecte offerte
Ik weet niet zeker of die bestaat, maar ernaar streven kun je zeker! iedereen maakt weleens een foutje, maar als je tijd neemt en aandacht aan je offertes besteedt kom je al een heel eind. Bovendien zijn er tegenwoordig heel slimme offerte tools die je het een stuk gemakkelijker maken. Offorte is zo’n tool waarmee je in no time een dijk van een offerte maakt. Na de setup zijn de vormgeving, lay-out en personalisatie automatisch voor je geregeld. Dus nooit meer copy-paste of zoek-en-vervangfouten! in je eigen bibliotheek kun je succesvolle tekstelementen opslaan en hergebruiken. En … als je er helemaal niet uitkomt, beschikt offorte over een AI-tekstschrijver, een kunstmatige intelligentie aangedreven tekstschrijver die op basis van een paar waarden, ideeën en teksten genereert.
