Wat is een aanbesteding
Een aanbesteding (of tender) is een inkoopmethode. Je zet een opdracht in de markt waarop ondernemers zich kunnen inschrijven via een offerte die aan een aantal eisen moet voldoen. Vroeger plaatsten uitsluitend (semi-)overheidsinstellingen opdrachten op deze manier. Instellingen waaronder gemeenten en provincies, waterschappen, universiteiten of ziekenhuizen, zijn volgens de aanbestedingswet verplicht om opdrachten via bepaalde procedures in de markt te zetten. Commerciële bedrijven hoeven dit niet, maar besteden hun opdrachten wel steeds vaker aan. Zij organiseren dan een eigen, vergelijkbare procedure. Hoe dan ook zijn het allemaal opdrachtgevers die met een uitvoerige omschrijving, een pakket aan eisen en selectiecriteria, een opdracht uitzetten. De opdrachtgever selecteert de aanbieder en de opdrachtverlening noem je een ‘gunning’.
Aanbestedingsopdrachten vinden
Als je benieuwd of op zoek bent naar aanbestedingsopdrachten, dan kun je terecht op verschillende platforms. Tenderned en de aanbestedingskalender zijn waarschijnlijk het meest bekend. Hier plaatsen zowel overheidsinstellingen als commerciële bedrijven hun aanbestedingen of inkoopopdrachten.
Maak een succes van je inschrijving
Goed, je wilt je inschrijven. Wat zijn, behalve je aan de inschrijvingstermijn houden, de meest kritische succesfactoren? ofwel: wat zijn de 3 belangrijkste tips waarmee je je winkans vergroot en die gunning binnen haalt!
Tip 1: beoordeel of je aan de criteria voldoet
Het begint met het lezen, lezen en nog eens lezen. Lees het beschrijvend document totdat alles glashelder is en vooral de eisen, gunningscriteria en het doel van de opdrachtgever. Als je ziet dat je niet aan de eisen en criteria voldoet, vergeet het dan maar. Inschrijven is dan zinloos. Opdrachtgevers willen bovendien altijd de beste partij. Met andere woorden diegene die er met kop en schouders bovenuit steekt.
Dus, choose your battles wisely, kijk naar de selectiecriteria en vraag je af of je bijvoorbeeld voldoet aan de vereiste financiële draagkracht, het aantal werknemers of beschikt over de gewenste technische hulpmiddelen (machines, software). Laat vragen over de aanbesteding niet liggen en wees niet bang om over randzaken zoals doelstellingen of toegevoegde waarde vragen te stellen.
Tip 2: maak een onweerstaanbaar aanbod
Als je je grondig hebt verdiept in de opdrachtgever en diens vraag, maak dan (als een soort leidraad) gelijk een kort overzicht voor jezelf.
Noteer:
- waarom ze de opdracht uitzetten
- hoe de situatie nu is en waar ze naar toe willen
- jouw sterktes en zwaktes
- de sterktes en zwaktes van je concurrenten
Hierna kun je gaan schrijven. Laat in de inleiding zien dat je de opdracht en opdrachtgever goed begrepen hebt. Geef vervolgens kort jouw visie of methode hierop om je aanbod in te leiden. Daarna raad ik je aan de volgorde van de criteria aan te houden. Dat is logisch en leest prettig. Als je niet zo’n schrijver bent of je vindt het lastig om binnen een maximaal aantal woorden te blijven, roep dan de hulp in van een tekstschrijver. Tekstschrijvers zetten jouw boodschap uitnodigend, klantgericht en overtuigend op papier.
Besteed daarnaast ruim aandacht aan de vormgeving, want net zoals bij offertes is de vormgeving bij aanbestedingen een belangrijke factor. Met offorte maak je prachtige offertes in je eigen huisstijl, stel snel en eenvoudig een stappenplan op en voeg heel gemakkelijk afbeeldingen of video’s toe. Let op: houd je strikt aan de eisen wat betreft maximaal aantal pagina’s en het voorgeschreven lettertype. Soms mag je bijlagen toevoegen. Maak daar gebruik van! het is een extra kans om jezelf te presenteren en ze tellen meestal niet mee in het maximaal aantal pagina’s. Pas als alles klaar is, de teksten en criteria double checked zijn verstuur je de offerte. In sommige gevallen kan een kleine fout al leiden tot uitsluiting. Mocht je nog twijfelen, laat een ander er dan naar kijken of laat het even liggen zodat je de volgende dag met een frisse blik de laatste puntjes op de i kunt zetten.
Tip 3: doe mee met marktconsultaties
Deze tip kom ik maar weinig tegen en dat terwijl marktconsultaties je behoorlijk veel kunnen opleveren! voordat de opdrachtgever de aanbesteding publiceert kan hij een marktconsultatie doen. De opdrachtgever vraagt je dan om jouw kennis, expertise en ideeën met hem te delen. Het is een win-win situatie. De opdrachtgever krijgt inzicht in wat er beschikbaar is op de markt en het helpt hem om de opdracht later goed te omschrijven. En ook voor jou kan zo’n bijeenkomst in je voordeel werken. Je kunt marktconsultaties vergelijken met een acquisitiegesprek of een salestraject. Die kans laat je toch ook niet liggen? je krijgt per slot van rekening waardevolle informatie waarmee je je aanbod nog beter op de vraag kunt afstemmen. Sommige bedrijven zijn een beetje huiverig om hieraan deel te nemen. Ze vrezen dat de opdrachtgever of de concurrentie dan te veel te weten komt. Maar je hoeft natuurlijk niet alles prijs te geven. Je gezicht laten zien is nooit verkeerd. Meedoen aan marktconsultaties wordt door opdrachtgevers vaak gezien als een bewijs van motivatie en klantgerichtheid.
