Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische (of e-)handtekening is simpelweg de digitale vervanger van je handgeschreven handtekening. Binnen de eu is elk land verplicht dezelfde eidas (electronic identification and trust services) standaarden te volgen. Gelukkig, want daarvoor had elk land zijn eigen regels rond persoonsidentificatie en elektronische handtekeningen. Als je vroeger internationaal zaken deed, dan had je er aardig wat wetboeken voor nodig. De eidas maakt het nu dus mogelijk dat europese bedrijven documenten gemakkelijk digitaal kunnen ondertekenen.
3 soorten elektronische handtekeningen
De eidas beschrijft elektronische handtekeningen en verdeelt ze in 3 soorten die iets over de veiligheid zeggen: standaard, geavanceerd en gekwalificeerd. Hoe belangrijker of waardevoller het document, des te veiliger dient de handtekening te zijn. Ontdek welke handtekening het beste bij de goedkeuring van jouw offertes en andere documenten past.
1. De standaard handtekening
Hieronder vallen bijvoorbeeld de handtekeningen die je in een online document (zoals een offerte) met je muis of muispen maakt. Je identiteit hoeft niet van de handtekening af te leiden zijn. Met andere woorden: ook een vinkje op een website waarmee je aangeeft dat je akkoord bent valt hieronder. De standaard e-handtekening is rechtsgeldig.
2. De geavanceerde handtekening
In tegenstelling tot de standaard handtekening moet op dit niveau wél de identiteit van de ondertekenaar uit de elektronische handtekening af te leiden zijn. Het is dan gekoppeld aan een bankrekening of telefoonnummer. Vaak worden dan codes, zgn. Public key identifier (pki), ingezet. Zo kun je bijvoorbeeld met je digid inloggen om aan te tonen wie jij bent. Dit maakt deze handtekening veiliger dan de standaard handtekening en je bent bovendien vrij in je keuze van technologie en software. Alle gegevens zijn beveiligd en het is onmogelijk achteraf wijzigingen aan te brengen.
3. De gekwalificeerde handtekening
Alleen aan deze handtekeningen stelt eidas heel specifieke technologische verplichtingen. Vooraf dient een ondertekenaar zich aan de hand van een tsp (trusted service provider) certificaat te hebben geïdentificeerd. Dit is zonder twijfel de meest veilige en juridisch meest waardevolle variant. Uiteraard hangt hier een fiks prijskaartje aan. Het wordt daarom vooral toegepast bij overeenkomsten van extreem hoge bedragen of juridische waarde.
Welke handtekening past bij jou?
Alle vormen van elektronische handtekeningen zijn rechtsgeldig. De verschillen zitten in de juridische waarde. Bij offertes spelen naast de e-handtekening ook bewijslast factoren als het proces, e-mail communicatie, en het ip-adres van de ondertekenaar een belangrijke rol. Bij offorte worden deze gegevens automatisch aan offertes toegevoegd.
Trouwens, volgens de nederlandse wet is alles wat je met de klant overeenkomt rechtsgeldig. Het maakt daarbij niet uit of het om een mondeling, schriftelijk of digitaal akkoord gaat.
Online offertes goedkeuren de voordelen op een rij
Doe jezelf en je klanten een groot plezier want elektronisch goedkeuren via online offerte software
- Past in ons huidige, digitale tijdperk
- Bespaart tijd
- Bespaart geld (hogere efficiëntie en minder papier- en printverbruik)
- Is rechtsgeldig
- Heeft bewijskracht
- Geeft inzicht in het proces (wie heeft wanneer welke offerte ondertekend)
